Toimialat

Kassajärjestelmän vaihtaminen

Olemme koonneet kassajärjestelmän hankkijalle muistilistan, (ostajan oppaan), niistä asioista, jotka sinun on otettava huomioon hankkiessasi kassajärjestelmää. Ostajat olemme jakaneet kahtia, uuden yrityksen perustajat sekä kassajärjestelmää vaihtavat, toimivat yritykset. Lisäksi olemme ottaneet muutaman esimerkin erityistoimialoille.

Järjestelmän vaihtaja

Kassajärjestelmä on ollut käytössä x vuotta ja nyt on tullut aika vaihtaa. Vaihtamisen syitä voi olla useita.

  • Järjestelmän teknologia on vanhentunut. (DOS, UNIX jne.)
  • Tarpeet ovat kasvaneet ulos järjestelmästä.
  • Laitteisto on vanhentunut ja halutaan vaihtaa koko järjestelmä samalla.
  • Järjestelmässä toimivuusongelmia.
  • Raportointi ei ole riittävää tai antaa virheellistä tietoa.
  • Ei olla tyytyväisiä ylläpito- tai muihin palveluihin.
  • ym.

Vaihdossa kannattaa ottaa huomioon ainakin seuraavia asioita:

1. Vaihdon ajankohta

  • Mikäli mitään pakottavia syitä ei ole, vaihto kannattaisi ajoittaa siten, että se häiritsee mahdollisimman vähän normaalia (lue, tuottavaa) toimintaa.

2. Vaihdon suunnittelu

  • Suunnittelu kannattaa aloittaa heti, kun vaihtamispäätös on tehty ja siihen kannattaa varata riittävästi aikaa.
  • Kannattaa listata ne syyt, miksi vaihdetaan ja ottaa ne huomioon sitten tehdään tarjouspyyntöä.
  • Tutustukaa verkossa potentiaalisten toimittajien tarjontaan ja kotisivuihin sekä varsinkin niissä oleviin referenssitoimituksiin ja valitkaa 3-5 sopivinta.

3. Tarjouspyynnön tekeminen

  • Listatkaa yhdessä ne syyt, miksi järjestelmä pitää vaihtaa ja tehkää tarjouspyyntö niiden perusteella.
  • Ottakaa myös huomioon mahdolliset laajenemistarpeet.

4. Mikäli on maantieteellisesti mahdollista, pyytäkää myyjältä järjestelmän esittelyä. Joko teidän tai myyjän toimitiloissa.

5. Tarjousten vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin.

  • Järjestelmän koko ja ominaisuudet sopivat sinun liiketoimintaasi.
  • Järjestelmä on laajennettavissa tarpeiden mukaan.
  • Toimittajalla on kokemusta vastaavien järjestelmien toimituksista.
  • Millainen tukipalvelu toimittajalla on.
  • Millaisia kokemuksia muilla saman järjestelmän käyttäjillä on ohjelmistosta ja käyttäjätuesta.
  • Järjestelmän kokonaishinta, johon on laskettu mukaan juoksevat kustannukset, (ylläpito- ja tukisopimukset ym. pakolliset kustannukset) esim. viideksi vuodeksi.
  • Olkaa myös tarkkana siitä, että tarjous pitää sisällään kaikki kustannukset. (Asennus, rahdit, matka- ja majoituskulut jne. eli ”avaimet käteen” toimitus.)
  • Paras, halvin ja taloudellisin/kannattavin ovat yleensä kolme eri vaihtoehtoa.

6. Kun päätös on tehty, sinun pitää hoitaa ainakin seuraavat asiat.

  • Toimitilan kassapisteen (-pisteitten) tietoliikenneyhteydet.
  • Sopimus pankkiin ja maksupäätesopimus (kauppiassopimus), sekä sopimukset muille kortinantajille (Amex, Diners jne.) mikäli aiot hyväksyä niitä maksuvälineenä