Ketjujärjestelmän ostajan muistilista

16 syys Ketjujärjestelmän ostajan muistilista

Sinulla on liiketoimintaa useammassa liikkeessä, joten sinulla on ketju. Olemme koonneet muutamia tärkeimpiä asioita, jotka pitää ottaa huomioon kun hankitaan kassajärjestelmää ketjulle.

1. Hankinnan ajankohta

• Mikäli mitään pakottavia syitä ei ole, vaihto kannattaisi ajoittaa siten, että se häiritsee mahdollisimman vähän normaalia (lue, tuottavaa) toimintaa.

2. Hankinnan suunnittelu

• Suunnittelu kannattaa aloittaa heti, kun vaihtamispäätös on tehty ja siihen kannattaa varata riittävästi aikaa.
• Kannattaa listata ne syyt, miksi vaihdetaan ja ottaa ne huomioon sitten tehdään tarjouspyyntöä.
• Tutustukaa verkossa potentiaalisten toimittajien tarjontaan ja kotisivuihin sekä varsinkin niissä oleviin referenssitoimituksiin ja valitkaa 3-5 sopivinta.

3. Tarjouspyynnön tekeminen

• Jos teillä on kaikissa liikkeissä sama järjestelmä, miettikää sen hyviä ja huonoja puolia ja kiinnittäkää niihin huomiota tehdessänne tarjouspyyntöä.
• Ottakaa myös huomioon mahdolliset laajenemistarpeet.

4. Mikäli on maantieteellisesti mahdollista, pyytäkää myyjältä järjestelmän esittelyä. Joko teidän tai myyjän toimitiloissa.

5. Tarjousten vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin.

• Järjestelmän koko ja ominaisuudet sopivat sinun liiketoimintaasi.
• Järjestelmä on laajennettavissa tarpeiden mukaan.
• Toimittajalla on kokemusta vastaavien järjestelmien toimituksista.
• Millainen tukipalvelu toimittajalla on.
• Millaisia kokemuksia muilla saman järjestelmän käyttäjillä on ohjelmistosta ja käyttäjätuesta.
• Järjestelmän kokonaishinta, johon on laskettu mukaan juoksevat kustannukset, (ylläpito- ja tukisopimukset ym. pakolliset kustannukset) esim. viideksi vuodeksi. Olkaa myös tarkkana siitä, että tarjous pitää sisällään kaikki kustannukset. (Asennus, rahdit, matka- ja majoituskulut jne. eli ”avaimet käteen” toimitus.)
• Paras, halvin ja taloudellisin/kannattavin ovat yleensä kolme eri vaihtoehtoa.

6. Kun päätös on tehty, sinun pitää hoitaa ainakin seuraavat asiat

• Valitse organisaatiostasi pätevimmät henkilöt toimimaan projektiryhmässä.
• Pitäkää kokous ja sopikaa vastuualueet.
• Jos toimittaja ei siitä huolehdi, järjestäkää aloituspalaveri, jossa teidän ja toimittajan velvollisuudet ja vastuut jaetaan mahdollisimman tarkasti.
• Tehkää yksityiskohtainen aikataulu.
• Sopikaa maksuposteista.