16 syys Ketjujärjestelmän ostajan muistilista
Posted at 10:00h
in Muistilista
Sinulla on liiketoimintaa useammassa liikkeessä, joten sinulla on ketju. Olemme koonneet muutamia tärkeimpiä asioita, jotka pitää ottaa huomioon kun hankitaan kassajärjestelmää ketjulle.
1. Hankinnan ajankohta
- Mikäli mitään pakottavia syitä ei ole, vaihto kannattaisi ajoittaa siten, että se häiritsee mahdollisimman vähän normaalia (lue, tuottavaa) toimintaa.
2. Hankinnan suunnittelu
- Suunnittelu kannattaa aloittaa heti, kun vaihtamispäätös on tehty ja siihen kannattaa varata riittävästi aikaa.
- Kannattaa listata ne syyt, miksi vaihdetaan ja ottaa ne huomioon sitten tehdään tarjouspyyntöä.
- Tutustukaa verkossa potentiaalisten toimittajien tarjontaan ja kotisivuihin sekä varsinkin niissä oleviin referenssitoimituksiin ja valitkaa 3-5 sopivinta.
3. Tarjouspyynnön tekeminen
- Jos teillä on kaikissa liikkeissä sama järjestelmä, miettikää sen hyviä ja huonoja puolia ja kiinnittäkää niihin huomiota tehdessänne tarjouspyyntöä.
- Ottakaa myös huomioon mahdolliset laajenemistarpeet.
4. Mikäli on maantieteellisesti mahdollista, pyytäkää myyjältä järjestelmän esittelyä. Joko teidän tai myyjän toimitiloissa.
5. Tarjousten vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin.
- Järjestelmän koko ja ominaisuudet sopivat sinun liiketoimintaasi.
- Järjestelmä on laajennettavissa tarpeiden mukaan.
- Toimittajalla on kokemusta vastaavien järjestelmien toimituksista.
- Millainen tukipalvelu toimittajalla on.
- Millaisia kokemuksia muilla saman järjestelmän käyttäjillä on ohjelmistosta ja käyttäjätuesta.
- Järjestelmän kokonaishinta, johon on laskettu mukaan juoksevat kustannukset, (ylläpito- ja tukisopimukset ym. pakolliset kustannukset) esim. viideksi vuodeksi. Olkaa myös tarkkana siitä, että tarjous pitää sisällään kaikki kustannukset. (Asennus, rahdit, matka- ja majoituskulut jne. eli ”avaimet käteen” toimitus.)
- Paras, halvin ja taloudellisin/kannattavin ovat yleensä kolme eri vaihtoehtoa.
6. Kun päätös on tehty, sinun pitää hoitaa ainakin seuraavat asiat
- Valitse organisaatiostasi pätevimmät henkilöt toimimaan projektiryhmässä.
- Pitäkää kokous ja sopikaa vastuualueet.
- Jos toimittaja ei siitä huolehdi, järjestäkää aloituspalaveri, jossa teidän ja toimittajan velvollisuudet ja vastuut jaetaan mahdollisimman tarkasti.
- Tehkää yksityiskohtainen aikataulu.
- Sopikaa maksuposteista.