Olemme koonneet kassajärjestelmän uusijalle/vaihtajalle/hankkijalle muistilistan, (ostajan opas), niistä asioista, jotka on otettava huomioon hankkiessasi kassajärjestelmää. Ostajat olemme jakaneet kahtia, uuden yrityksen perustajat sekä kassajärjestelmää vaihtavat/uusivat, toimivat yritykset. Lisäksi olemme ottaneet mukaan muutaman esimerkin erityistoimialoille.
Järjestelmän vaihtaja
Kassajärjestelmä on ollut käytössä x vuotta ja nyt on tullut aika vaihtaa. Vaihtamisen syitä voi olla useita.
- Järjestelmän teknologia on vanhentunut (DOS, UNIX, Windows 95 jne.)
- Tarpeet ovat kasvaneet ulos järjestelmästä
- Laitteisto on vanhentunut ja halutaan vaihtaa koko järjestelmä samalla
- Järjestelmässä toimivuusongelmia
- Raportointi ei ole riittävää tai antaa virheellistä tietoa
- Ei olla tyytyväisiä ylläpito- tai muihin palveluihin (valitettavan yleistä)
- ja listaa voisi jatkaa vaikka loputtomiin
Vaihdossa kannattaa ottaa huomioon ainakin seuraavia asioita:
1. Vaihdon ajankohta
- Mikäli mitään pakottavia syitä ei ole, vaihto kannattaisi ajoittaa siten, että se häiritsee mahdollisimman vähän normaalia myymälän/ravintolan/kahvilan jne. (lue, tuottavaa) toimintaa.
2. Vaihdon suunnittelu
- Suunnittelu kannattaa aloittaa heti, kun vaihtamispäätös on tehty ja siihen kannattaa varata riittävästi aikaa, kuukausia…
- Kannattaa listata ne syyt, miksi vaihdetaan ja ottaa ne huomioon sitten tehdään tarjouspyyntöä.
- Tutustukaa verkossa potentiaalisten toimittajien tarjontaan ja kotisivuihin sekä varsinkin niissä oleviin referenssitoimituksiin ja valitkaa 3-5 sopivinta.
3. Tarjouspyynnön tekeminen
- Listatkaa syyt, miksi järjestelmä pitää vaihtaa ja tehkää tarjouspyyntö niiden perusteella.
- Ottakaa myös huomioon mahdolliset laajenemistarpeet.
4. Mikäli on maantieteellisesti mahdollista, pyytäkää myyjältä järjestelmän esittelyä. Joko teidän tai myyjän toimitiloissa.
5. Tarjousten vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin.
- Järjestelmän koko ja ominaisuudet sopivat sinun liiketoimintaasi
- Järjestelmä on laajennettavissa tarpeiden mukaan
- Toimittajalla on kokemusta vastaavien järjestelmien toimituksista
- Millainen tukipalvelu toimittajalla on
- Millaisia kokemuksia muilla saman järjestelmän käyttäjillä on ohjelmistosta ja käyttäjätuesta
- Järjestelmän kokonaishinta, johon on laskettu mukaan juoksevat kustannukset, (ylläpito- ja tukisopimukset ym. pakolliset kustannukset) esim. viideksi vuodeksi
- Olkaa myös tarkkana siitä, että tarjous pitää sisällään kaikki kustannukset (asennus, rahdit, matka- ja majoituskulut jne. eli ”avaimet käteen” toimitus)
- Paras, halvin ja taloudellisin/kannattavin ovat yleensä kolme eri vaihtoehtoa.
6. Kun päätös on tehty, sinun pitää hoitaa ainakin seuraavat asiat.
- Toimitilan kassapisteen (-pisteitten) tietoliikenneyhteydet.
- Sopimus pankkiin ja maksupäätesopimus (kauppiassopimus), sekä sopimukset muille kortinantajille (Amex, Diners jne.) mikäli aiot hyväksyä niitä maksuvälineenä