Kassajärjestelmän valinta

1. Valitse oikea kumppani

Ennen kassajärjestelmäkumppanin valintaa on hyvä arvioida ja hahmotella tarpeet.

Jos toiveena on että koulutusta ja jatkuvaa tukea saa helposti, valitse kotimainen kassajärjestelmän toimittaja, joka pystyy nämä tarjoamaan.

On tärkeää tutustua toimittajan resursseihin ja referensseihin sekä miettiä omat tarpeet kunnolla ennen lopullisia päätöksiä. Tällä eliminoidaan mahdollisuus tehdä väärä valinta, ja päätyä järjestelmään, joka ei vastaa tarpeita ja odotuksia. Kaikkihan toki haluavat kassajärjestelmän, joka toimii niin kuin kuuluukin.

2. Valitse yksi toimittaja

Käyttämällä yhtä kassajärjestelmän kokonaistoimittajaa sekä kaikkien laitteiston osien että ohjelmiston osalta, minimoidaan tilanteet, joissa täytyy miettiä, kuuluko tämä käsillä oleva ongelma nyt kenenkin toimittajan vastuulle.

Helpompaa on, kun on yksi puhelinnumero, johon voit soittaa ja jossa sinua palvelee ihminen eikä robotti tai yksi sähköpostiosoite, jonka kautta kaikki asiat hoituvat.

Kun yksi kumppani on vastuussa koko järjestelmän toimivuudesta, järjestelmän käyttökin on helpompaa ja sujuvampaa. Kokonaistoimitus, avaimet käteen periaatteella, yhdeltä toimittajalta, tarkoittaa myös huomattavia kustannussäästöjä heti hankinnan yhteydessä sekä paljon lisäsäästöjä ajan myötä.

3. Toimivuus

Ennen kassajärjestelmän valintaa on hyvä tutustua huolellisesti sekä laitteistoon, että ohjelmistoon.

Ovatko tarjotut laitteet sopivia teidän käyttöönne? Ovatko ohjelmiston perustoiminnot tarpeeksi helppoja ja nopeita käyttää?

Pitää myös huomioida se, että edes ruuhkahuippuina myyntinne ei hidastu laitteiston tai ohjelmiston monimutkaisuuden takia.

Järjestelmän näytön koko on myös erittäin tärkeä asia. Onko 15” näyttö riittävän kokoinen, että näytölle mahtuvat kaikki tarvittavat kuvakkeet ja ohjelmat, vai olisiko 17” sopivampi, vai kenties 18,5” laajakuvanäyttö?

Jos vain on mahdollista, tutustu laitteistoon esittelyssä, tai pyydä ainakin laitteista kuvia ja informaatiota ennen hankintaa. Esittelyssä on mahdollista tutustua laitteiden toimintaan käytännössä ja huomata, miten hyvin suunniteltu kassajärjestelmän laitteisto toimii saumattomasti yhteen.

4. Tukipalveluiden merkitys

Mitä tehdä kun kassajärjestelmä tai jokin kassajärjestelmän osa ei toimi ollenkaan, tai ei toimi oikein? Millaisia tukivaihtoehtoja järjestelmän toimittaja tarjoaa? Voiko korjauksen tehdä puhelinneuvonnalla tai etäyhteydellä, vai vaatiiko korjaus paikan päällä käynnin? Ovatko laitteet helppoja huoltaa tai vaihtaa itse, asiantuntijan opastuksella? Ohjelmisto-ongelmien ratkaisu onnistuu pääsääntöisesti joko pelkällä neuvonnalla tai etäyhteyden avulla.

Integroidut kassalaitteistot (joita mekin pääsääntöisesti toimitamme), on suunniteltu nopeasti ja helposti huollettaviksi. Tämä mahdollistaa nopeat paikalla tehtävät laitteistokorjaukset, jolloin palvelukatkot lyhenevät. Myöskään järjestelmätoimittajan joustavuutta ja tuen saatavuutta ei tule aliarvioida.

On myös viisasta miettiä etukäteen, mikä on toimintamalli jos järjestelmä ei toimi ja tukipalvelua ei tavoiteta. Mikä silloin on vähiten asiakkaita häiritsevä toimintamalli?
Suurempien järjestelmien kanssa on syytä miettiä mitä varalaitteita on hyvä pitää saatavilla, ja myös opetella niiden vaihtaminen.

Tarvitaanko esimerkiksi gprs-maksupääte, jotta voidaan käyttää maksukortteja silloinkin, kun normaali laajakaistayhteys on poikki.

5. Laske kokonaiskustannukset

Selvitä järjestelmätoimittajalta, mitä alkuvaiheen kustannukset kattavat. Onko mukana koulutus? Jos on, niin kuinka kattava se on ja missä muodossa se tarjotaan?

Tapahtuuko koulutus paikan päällä vai puhelimitse, mikä on koulutuksen kesto?

Selvitä myös koulutus- ja tukipalveluiden kustannukset jatkossa. Koulutuksen sekä tuen merkitys on suuri, koska kassajärjestelmän täysi hyödyntäminen vaatii osaamista ja asioihin paneutumista.

Takuuasioita ei myöskään kannata väheksyä kassajärjestelmän hankinnassa.
Kysy laitteiden takuun kesto sekä kattavuus. Joillakin laitteilla on yhden vuoden takuu, toisilla kolmen. Selvitä myös tuleeko takuukorjauksista kustannuksia, eli tarvitseeko laitteita lähettää huoltoon vai tapahtuuko korjaus asiakkaan tiloissa?
Selvitä myös onko laitteille mahdollista hankkia lisätakuu, ja jos on, onko takuun kustannus hyötyä vastaava? Mitä jos myyntipaikan laitteisto hajoaa? Millaisia menetyksiä se aiheuttaa liiketoiminnallenne ja onko korjaus mahdollinen saman päivän aikana, vai kestääkö käyttökatkos useita päiviä.

Halvin on harvoin edullisin, puhumattakaan harmaista hiuksista sekä rahan ja asiakkaiden menetyksestä.