Kassajärjestelmän uusiminen/vaihtaminen

Olemme koonneet kassajärjestelmän uusijalle/vaihtajalle/hankkijalle muistilistan, (ostajan opas), niistä asioista, jotka on otettava huomioon hankkiessasi kassajärjestelmää. Ostajat olemme jakaneet kahtia, uuden yrityksen perustajat sekä kassajärjestelmää vaihtavat/uusivat, toimivat yritykset. Lisäksi olemme ottaneet mukaan muutaman esimerkin erityistoimialoille.

Järjestelmän vaihtaja

Kassajärjestelmä on ollut käytössä x vuotta ja nyt on tullut aika vaihtaa. Vaihtamisen syitä voi olla useita:

• Järjestelmän teknologia on vanhentunut (DOS, UNIX, Windows 95 jne.)
• Tarpeet ovat kasvaneet ulos järjestelmästä
• Laitteisto on vanhentunut ja halutaan vaihtaa koko järjestelmä samalla
• Järjestelmässä toimivuusongelmia
• Raportointi ei ole riittävää tai antaa virheellistä tietoa
• Ei olla tyytyväisiä ylläpito- tai muihin palveluihin (valitettavan yleistä)
• ja listaa voisi jatkaa vaikka loputtomiin

Vaihdossa kannattaa ottaa huomioon ainakin seuraavia asioita:

1. Vaihdon ajankohta

• Mikäli mitään pakottavia syitä ei ole, vaihto kannattaisi ajoittaa siten, että se häiritsee mahdollisimman vähän normaalia myymälän/ravintolan/kahvilan jne. (lue, tuottavaa) toimintaa.

2. Vaihdon suunnittelu

• Suunnittelu kannattaa aloittaa heti, kun vaihtamispäätös on tehty ja siihen kannattaa varata riittävästi aikaa, kuukausia.
• Kannattaa listata ne syyt, miksi vaihdetaan ja ottaa ne huomioon sitten tehdään tarjouspyyntöä.
• Tutustu verkossa potentiaalisten toimittajien tarjontaan ja kotisivuihin sekä varsinkin niissä oleviin referenssitoimituksiin ja valitse 3–5 sopivinta.

3. Tarjouspyynnön tekeminen

• Listaa syyt, miksi järjestelmä pitää vaihtaa ja tee tarjouspyyntö niiden perusteella.
• Ota myös huomioon mahdolliset laajenemistarpeet.

4. Mikäli on maantieteellisesti mahdollista, pyydä myyjältä järjestelmän esittelyä joko sinun tai myyjän toimitiloissa.

5. Tarjousten vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin:

• Järjestelmän koko ja ominaisuudet sopivat sinun liiketoimintaasi
• Järjestelmä on laajennettavissa tarpeiden mukaan
• Toimittajalla on kokemusta vastaavien järjestelmien toimituksista
• Millainen tukipalvelu toimittajalla on
• Millaisia kokemuksia muilla saman järjestelmän käyttäjillä on ohjelmistosta ja käyttäjätuesta
• Järjestelmän kokonaishinta, johon on laskettu mukaan juoksevat kustannukset, (ylläpito- ja tukisopimukset ym. pakolliset kustannukset) esim. viideksi vuodeksi
• Ole myös tarkkana siitä, että tarjous pitää sisällään kaikki kustannukset (asennus, rahdit, matka- ja majoituskulut jne. eli ”avaimet käteen” toimitus)
• Paras, halvin ja taloudellisin/kannattavin ovat yleensä kolme eri vaihtoehtoa.

6. Kun päätös on tehty, sinun pitää hoitaa ainakin seuraavat asiat:

• Toimitilan kassapisteen (-pisteitten) tietoliikenneyhteydet.
• Sopimus pankkiin ja maksupäätesopimus (kauppiassopimus), sekä sopimukset muille kortinantajille (Amex, Diners jne.) mikäli aiot hyväksyä niitä maksuvälineenä. Maksupäätesopimuksen voit meidän kauttamme tehdä hyvin helposti joko Netsin tai Verifonen kanssa.