Uuden kassajärjestelmän hankinta

Olemme koonneet kassajärjestelmän hankkijalle muistilistan, (ostajan oppaan), niistä asioista, jotka sinun on otettava huomioon hankkiessasi kassajärjestelmää. Ostajat olemme jakaneet kahtia, uuden yrityksen perustajat sekä kassajärjestelmää vaihtavat, toimivat yritykset. Lisäksi olemme ottaneet muutaman esimerkin erityistoimialoille.

Uusi yrittäjä

Mieti, millaista tietoa haluaisit saada liiketoiminnan kannattavuuden tueksi.
Sinulle riittää se, että rahastus tapahtuu laillisesti ja verottajan hyväksymällä tavalla, hanki peruskassakone.

Haluat tietää tietää, miten pystyt hoitamaan, rahastuksen lisäksi, tarvittavan raportoinnin, varastovalvonnan, ostojen suunnittelun, myynnin kateseurannan sekä mahdollisesti laskutuksen, kassajärjestelmä on oikea valinta.

Mikäli päädyit vaihtoehtoon kaksi, sinun kannattaa jatkaa tämän muistilistan lukemista:

Kassajärjestelmiä (tai ns. kassajärjestelmiä), on olemassa hyvin erilaisia. Jotkut myyjät tarjoavat pelkkää ohjelmistoa, toisilla taas järjestelmä pitää sisällään kaiken, (ohjelmiston, laitteet, asennuksen, koulutuksen ja tuen). Jotkut tarjoavat pelkkiä pilvipalveluita, toiset kiinteitä ohjelma-asennuksia ja parhaissa järjestelmissä asiakas voi itse valita toimintatavan liiketoimintansa vaatimalla tavalla. Järjestelmä voidaan hankkia investoimalla (ostamalla), vuokraamalla tai näiden yhdistelmänä.

Listasimme muutamia perusasioita, jotka ainakin kannattaa tarkistaa.

1. Mieti, mitkä ovat niitä sinulle tärkeitä asioita uudessa yrityksessä.

• Helpottaako työntekoasi se, että tiedät jatkuvasti, reaaliaikaisesti: päivän, viikon, kuukauden sekä vuoden myynnit?
• Saatko hyötyä siitä, että varastotilanteesi on koko ajan helposti seurattavissa?
• Säästätkö työtunteja sekä palkkakustannuksia sillä, että järjestelmä tekee paljon asioita puolestasi?

2. Haluatko sellaisen järjestelmän, joka on helposti laajennettavissa, ja jossa rajat eivät ihan heti tule vastaan?

• Olet nyt perustamassa yhtä liikepaikkaa, onko ideallasi laajenemismahdollisuuksia?
• Haluatko heti, tai mahdollisesti myöhemmin, liittää järjestelmääsi verkkokaupan?
• Onko tärkeää, että kassajärjestelmä on helposti liitettävissä muihin järjestelmiin, (kirjanpito, ostotilaukset ja vaikkapa logistiikka)?

3. Tutustu, vaikka verkossa, erilaisiin järjestelmätoimittajiin sekä heidän tarjoamiinsa palveluihin.

• Käy toimittajien kotisivuilla ja katso, löytyykö heiltä referenssejä juuri sinun toimialallesi.
• Vaikka jokaisen yrityksen pitää joskus aloittaa, se, että yritys on toiminut pitempään, tarkoittaa yleensä sitä, että myös asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä. Jos tietoa ei löydy yrityksen omilta sivuilta, sen voi aina tarkistaa YTJ:stä.
• Valitse muutama, kolmesta viiteen, yritystä ja pyydä niistä tarjous.

4. Tarjouspyyntö kannattaa aina tehdä mahdollisimman yksityiskohtaiseksi.

• Usein paras tapa on pyytää yrityksen edustajaa ottamaan yhteyttä, jolloin hän osaa tehdä tarvittavan kartoituksen.
• Pyydä myyjältä myös muutaman saman alan yrittäjän yhteystiedot, jotta voit kysellä kokemuksia järjestelmästä.

5. Mikäli on maantieteellisesti mahdollista, pyydä myyjältä järjestelmän esittelyä joko sinun tai myyjän toimitiloissa.

6. Tarjousten vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin:

• Järjestelmän koko ja ominaisuudet sopivat sinun liiketoimintaasi.
• Järjestelmä on laajennettavissa tarpeiden mukaan.
• Toimittajalla on kokemusta vastaavien järjestelmien toimituksista.
• Millainen tukipalvelu toimittajalla on.
• Millaisia kokemuksia muilla saman järjestelmän käyttäjillä on ohjelmistosta ja käyttäjätuesta.
• Järjestelmän kokonaishinta, johon on laskettu mukaan juoksevat kustannukset, (ylläpito- ja tukisopimukset ym. pakolliset kustannukset) esim. viideksi vuodeksi. Olkaa myös tarkkana siitä, että tarjous pitää sisällään kaikki kustannukset. (Asennus, rahdit, matka- ja majoituskulut jne. eli ”avaimet käteen” toimitus.)
• Paras, halvin ja taloudellisin/kannattavin ovat yleensä kolme eri vaihtoehtoa.

7. Kun päätös on tehty, sinun pitää hoitaa ainakin seuraavat asiat:

• Toimitilan kassapisteen (-pisteitten) tietoliikenneyhteydet.
• Sopimus pankkiin ja maksupäätesopimus (kauppiassopimus), sekä sopimukset muille kortinantajille (Amex, Diners jne.) mikäli aiot hyväksyä niitä maksuvälineenä.