Ketjujärjestelmän ostajan muistilista

Sinulla on liiketoimintaa useammassa liikkeessä, joten sinulla on ketju. Olemme koonneet muutamia tärkeimpiä asioita, jotka pitää ottaa huomioon kun hankitaan kassajärjestelmää ketjulle.

1. Hankinnan ajankohta

• Mikäli mitään pakottavia syitä ei ole, vaihto kannattaisi ajoittaa siten, että se häiritsee mahdollisimman vähän normaalia (lue, tuottavaa) toimintaa.

2. Hankinnan suunnittelu

• Suunnittelu kannattaa aloittaa heti, kun vaihtamispäätös on tehty ja siihen kannattaa varata riittävästi aikaa.
• Kannattaa listata ne syyt, miksi vaihdetaan ja ottaa ne huomioon sitten tehdään tarjouspyyntöä.
• Tutustu verkossa potentiaalisten toimittajien tarjontaan ja kotisivuihin sekä varsinkin niissä oleviin referenssitoimituksiin ja valitse 3–5 sopivinta.

3. Tarjouspyynnön tekeminen

• Jos sinulla on kaikissa liikkeissä sama järjestelmä, mieti sen hyviä ja huonoja puolia ja kiinnitä niihin huomiota tehdessänne tarjouspyyntöä.
• Ota myös huomioon mahdolliset laajenemistarpeet.

4. Mikäli on maantieteellisesti mahdollista, pyydä myyjältä järjestelmän esittelyä joko sinun tai myyjän toimitiloissa.

5. Tarjousten vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin:

• Järjestelmän koko ja ominaisuudet sopivat sinun liiketoimintaasi.
• Järjestelmä on laajennettavissa tarpeiden mukaan.
• Toimittajalla on kokemusta vastaavien järjestelmien toimituksista.
• Millainen tukipalvelu toimittajalla on.
• Millaisia kokemuksia muilla saman järjestelmän käyttäjillä on ohjelmistosta ja käyttäjätuesta.
• Järjestelmän kokonaishinta, johon on laskettu mukaan juoksevat kustannukset, (ylläpito- ja tukisopimukset ym. pakolliset kustannukset) esim. viideksi vuodeksi.
• Ole myös tarkkana siitä, että tarjous pitää sisällään kaikki kustannukset. (Asennus, rahdit, matka- ja majoituskulut jne. eli ”avaimet käteen” toimitus.)
• Paras, halvin ja taloudellisin/kannattavin ovat yleensä kolme eri vaihtoehtoa.

6. Kun päätös on tehty, sinun pitää hoitaa ainakin seuraavat asiat:

• Valitse organisaatiostasi pätevimmät henkilöt toimimaan projektiryhmässä.
• Pidä kokous, jossa sovitte vastuualueet.
• Jos toimittaja ei siitä huolehdi, järjestä aloituspalaveri, jossa teidän ja toimittajan velvollisuudet ja vastuut jaetaan mahdollisimman tarkasti.
• Tee yksityiskohtainen aikataulu.
• Sovi maksuposteista.